OUR PRIVACY POLICY AND TERMS
1. DATA CONTROLLER
We are the data controller for the processing of personal data concerning our customers and partners. You will find our contact information below.
Company name EMD Service ApS
Address Håndværkervej 1, 9700 Brønderslev
CVR: 32827772
If you have questions regarding the processing of your personal data, you can contact us through info@emdservice.dk
1. DATAANSVARLIG
Vi er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om vores kunder og samarbejdspartnere. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
Firma Navn EMD Service ApS
Adresse
CVR: 32827772
Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte os via info@emdservice.dk
2. PROCESSING ACTIVITIES
2.1. Website Visits
When you visit our website, we use cookies to enable the website’s functionality, about which you can read more in our link to the cookie policy.
2.2. Communication with Potential Customers
When you have questions about our website or want to learn more about our services, you can contact us through:
- Contact form
- Phone
Through these means, we will process your personal data to engage in a dialogue with you, such as answering questions about our services. We only process the information you provide us with during our communication.
We will typically process the following general information: name, email, phone number, address.
Our legal basis for processing this personal data is Article 6, paragraph 1, letter f of the Danish Data Protection Regulation.
We will delete our communication with you once it becomes clear whether you wish to use our services or not.
In a special case where there is a need to retain your personal data for a longer period, this may be applicable.
2.3. Customers
We need to communicate with our customers to ensure that services are delivered correctly. Through this, we may process information such as name, address, services, special agreements, payment information, and similar details.
The legal basis for processing this personal data is Article 6, paragraph 1, letter b of the Danish Data Protection Regulation.
Once the service is delivered and any remaining matters are resolved, we will promptly delete the personal data.
2.4. Newsletter
We have a newsletter to which you can voluntarily subscribe, and you can always unsubscribe from it.
The purpose of the newsletter is to send subscribed emails with new information from the company, which may include new content on the website and advertising our services.
We will only send you emails if you have given your active consent. This initially requires you to provide your email address, to which we will subsequently send an email for confirmation. This way, we ensure that you have actively subscribed to the newsletter, giving your consent.
Our legal basis for processing your personal data (i.e., email address) for the newsletter is Article 6, paragraph 1, letter a of the Danish Data Protection Regulation.
We will process your personal data as long as you are subscribed to the newsletter. Unsubscribing from the newsletter will also prevent us from sending it to you. If we have not sent you a newsletter in 1 year, your consent will expire due to our inactivity.
Upon unsubscribing from the newsletter, we will retain your previous consent for 2 years, as required by the Danish Consumer Ombudsman’s spam guidelines, section 11.3.
2.5. Accounting
We are required to retain all accounting records as per the Danish accounting law. This means that we keep invoices and similar documents for accounting purposes. These documents may contain common personal data such as name, address, service description.
Our legal basis for processing personal data for accounting purposes is Article 6, paragraph 1.
We retain this information for a minimum of 5 years after the current fiscal year has ended.
2.6. Job Applications
We welcome job applications to assess whether they match any employment needs in our company.
If you send us your job application, our legal basis for processing your personal data is Article 6, paragraph 1, letter f of the Danish Data Protection Regulation.
If you send an unsolicited application, we will immediately assess whether it is relevant, and if not, we will delete your information.
If you apply for a posted job, we will dispose of your application if you are not hired, and immediately after the right candidate is found for the job.
If you are involved in a recruitment process and/or are hired for the job, we will provide you with separate information on how we process your personal data in that context.
2. Behandlingsaktiviteter
2.1. Besøg på hjemmeside
Når du besøger vores hjemmeside, så anvender vi cookies for at hjemmesiden kan fungere, hvilket du kan læse mere om i vores link til cookiepolitik.
2.2. Kommunikation med potentielle kunder
Når du har spørgsmål til vores side, eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:
- Kontaktformular
- Telefon
Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig fx svare på spørgsmål om vores ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.
Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, email, telefonnummer, adresse.
Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.
Vi sletter vores kommunikation med dig, når det står klart om du ønsker vores ydelser eller ej.
Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.
2.3. Kunder
Vi har behov for at kommunikere med vores kunder, så vi sikrer os, at ydelsen leveres korrekt. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende.
Hjemlen til at behandle disse personoplysningerer er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.
Når ydelsen er leveret og eventuelle udestående er afsluttede, så vil vi umiddelbart herefter slette personoplysningerne.
2.4. Nyhedsbrev
Vi har et nyhedsbrev, som det er frivilligt at tilmelde sig – og du kan altid framelde dig dette igen.
Formålet med nyhedsbrevet er at sende de tilmeldte mails med ny information fra virksomheden, som kan omhandle nyt indhold på hjemmesiden, annoncering af vores ydelser.
Vi vil kun sende dig mails, hvis du har givet dit aktive samtykke til dette. Det kræver i første omgang, at du angiver din mailadresse, som vi efterfølgende sender en mail til, således at du kan bekræfte tilmeldingen. På denne måde, så sikrer vi, at du rent faktisk selv har tilmeldt dig nyhedsbrevet dvs. afgivet aktivt samtykke.
Vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger (dvs. mailadressen) i forbindelse med nyhedsbrevet vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.
Vi vil behandle dine personoplysninger, så længe at du stadig er tilmeldt nyhedsbrevet. Ved afmeldelse af nyhedsbrevet, så stopper vi også med at sende dette til dig. Har vi ikke sendt dig et nyhedsbrev i 1 år, så bortfalder dit samtykke som følge af vores passivitet.
Ved framelding af nyhedsbrevet, så gemmer vi dit nu tidligere samtykke i 2 år efter, at det senest er anvendt pga. forældelseskrav jf. Forbrugerombudsmandens spamvejledning afsnit 11.3.
2.5. Bogføring
Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.
Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1 litra.
Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet.
2.6. Jobansøgninger
Vi tager glædeligt imod jobansøgninger med henblik på at vurdere, om de matcher et ansættelsesbehov i vores virksomhed.
Hvis du sender din jobansøgning til os, så er vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.
Hvis du har sendt en uopfordret ansøgning, så vil vi med det samme vurdere om din ansøgning er relevant, og herefter slette dine oplysninger igen, hvis der ikke er et match.
Hvis du har sendt en ansøgning til et opslået job, så vil vi bortskaffe din ansøgning i det tilfælde, at du ikke ansættes, og umiddelbart efter at den rette kandidat er fundet til jobbet.
Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/elleransættes til jobbet, så vil vi give dig særskilt information om hvordan, at vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse.
3. DATA PROCESSORS
No one can handle everything themselves, and the same applies to us. Therefore, we have partners and suppliers, some of whom may act as data processors.
External vendors may, for example, provide systems to organize our work, services, consulting, IT hosting, or marketing.
It is our responsibility to ensure that your personal data is handled properly. Therefore, we have high expectations of our partners, and they must guarantee the protection of your personal data.
We, therefore, enter into agreements with companies (data processors) which handle personal data on our behalf to enhance the security of your personal data.
3. DATABEHANDLERE
Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere, samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.
Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring.
Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.
Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.
4. DISCLOSURE OF PERSONAL DATA
We do not disclose your personal data to third parties.
4. VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand.
5. PROFILING AND AUTOMATED DECISIONS
We do not engage in profiling or automated decision-making.
5. PROFILERING OG AUTOMATISEREDE AFGØRELSER
Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.
6. TRANSFERS TO THIRD COUNTRIES
As a general rule, we use data processors in the EU/EEA or those that store data in the EU/EEA.
In some cases, this is not possible, and data processors outside the EU/EEA may be used if they can provide adequate protection for your personal data.
6. TREDJELANDEOVERFØRSLER
Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS.
I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse.
7. DATA PROCESSING SECURITY
We ensure the security of processing personal data by implementing appropriate technical and organizational measures.
We have conducted risk assessments of our processing of personal data and subsequently implemented appropriate technical and organizational measures to increase processing security.
One of our most important measures is keeping our employees informed about GDPR through ongoing awareness training, GDPR courses, and by reviewing our GDPR procedures with employees.
7. BEHANDLINGSSIKKERHED
Vi holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
Vi har lavet risikovurderinger af vores behandling af personoplysninger, og har herefter indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at øge behandlingssikkerheden.
En af vores vigtigste foranstaltninger er at holde vores medarbejdere opdaterede om GDPR via løbende awareness træning, GDPR kurser, samt ved at gennemgå vores GDPR-procedurer med medarbejderne.
8. DATA SUBJECT RIGHTS
Under the Danish Data Protection Regulation, you have a range of rights regarding our processing of information about you.
If you wish to exercise your rights, please contact us so that we can assist you with this.
8.1. Right to Access (Right of Access)
You have the right to access the information we process about you, as well as additional information.
8.2. Right to Rectification (Correction)
You have the right to have incorrect information about yourself corrected.
8.3. Right to Erasure
In special cases, you have the right to have information about you deleted before our usual general deletion period.
8.4. Right to Restriction of Processing
In certain cases, you have the right to have the processing of your personal data restricted. If you have the right to restrict processing, we may only process the information – except for storage – with your consent or for the establishment, exercise, or defense of legal claims, or for the protection of a person or important public interests.
8.5. Right to Object
In certain cases, you have the right to object to our otherwise lawful processing of your personal data. You can also object to the processing of your information for direct marketing.
8.6. Right to Data Portability
In certain cases, you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format and to transfer this personal data from one data controller to another without hindrance.
You can read more about your rights in the Danish Data Protection Authority’s guide on data subjects’ rights, which you can find at www.datatilsynet.dk.
8.7. Withdrawal of Consent
When our processing of your personal data is based on your consent, you have the right to withdraw your consent.
8. DE REGISTREREDES RETTIGHEDER
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.
8.1. Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
8.2. Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
8.3. Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
8.4. Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
8.5. Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
8.6. Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
8.7. Tilbagetrækning af samtykke
Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage.
9. COMPLAINT TO THE DANISH DATA PROTECTION AUTHORITY
You have the right to file a complaint with the Data Protection Authority if you are dissatisfied with the way we process your personal data. You can find the contact information for the Danish Data Protection Authority at www.datatilsynet.dk.
9. KLAGE TIL DATATILSYNET
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk